5 Fast Facts über die brasilianische Nota Fiscal-Gesetzgebung und bewährte Verfahren
Brasilien ist eines der vielen Länder, die stark in ihr nationales Steuersystem investiert haben. Die brasilianische Nota Fiscal Eletrônica, oder e, wird zur Registrierung jeder Transaktion verwendet. Um SAP-Einführungen durchzuführen, muss dieses komplexe System geklärt werden.
Bevor wir uns auf einige interessante Fakten stürzen, wollen wir einen Blick auf die Funktionsweise dieses Systems bei einer Transaktion mit physischen Waren werfen.
- Das Unternehmen erhält ein Zertifikat von einer der Zertifizierungsstellen, die den sicheren Zugang zwischen dem System des Unternehmens und den Servern der Regierung gewährleisten soll, und meldet sich bei der SEFAZ an.
- Das XML-Dokument, das die Transaktion aufzeichnet, wird über das SAP-System an die Behörden übermittelt.
- Die Behörden validieren die XML-Dokumente und ordnen sie der NF-e zu.
- Die neue Rechnung wird als digital autorisierte Nota Fiscal Eletrônica (DANF-e) bezeichnet und der Sendung beigefügt. Normalerweise erhält auch der Käufer eine Kopie.
- Die Behörden überprüfen in Echtzeit die Übereinstimmung zwischen der NF-e und der DANF-e.
- Der Käufer erhält die Ware und überprüft mit SEFAZ die NF-e.
- Der Käufer schickt eine Warenbestätigung an SEFAZ, die die Transaktion abschließt.
Da nun klar ist, wie die Nota Fiscal funktioniert, hier 5 schnelle Fakten zum besseren Verständnis dieser rechtlichen Anforderung.
Fast Fact 1: Nicht alle Nota Fiscals sind gleich
Obwohl es nur ein offizielles Format für die elektronische Nota Fiscal gibt, gibt es je nach Art der Transaktion Unterschiede.
- NF-e für physische Waren. Dies ist die am häufigsten verwendete Form der NF-e. Das Unternehmen stellt ein XML-Dokument aus, das von der SEFAZ validiert und der Sendung beigefügt werden muss. Dieses Verfahren wird auf nationaler Ebene verwaltet.
- NF-e für Dienstleistungen. Es handelt sich dabei um eine Quittung für Bereitstellungsdienste und die Nachbarschaftssteuerbehörde (Neighborhood Revenue Service). Dieser wandelt das Dokument dann in eine NF-e um. Dieses Verfahren wird auf städtischer Ebene verwaltet.
- CT-e. CT-e-Dokumente sind Transportrechnungen. Daher muss jede Transaktion zwischen dem Unternehmen und einem dritten Logistikpartner als CT-e registriert werden.
Fast Fact 2: Der Informationsaufwand ist riesig
Um das Problem in den Griff zu bekommen, wurde das Steuersystem digitalisiert, und die Informationen, die derzeit für dieses System erforderlich sind, machen es fast unmöglich, sie von Hand auszufüllen. Es werden bis zu 450 Daten benötigt, die sich auf die Produktart, das ausstellende Unternehmen, den Empfänger, die Lieferstelle usw. beziehen. Daher ist eine digitale Integration mit dem elektronischen System der NF nicht nur eine zwingende Voraussetzung, sondern auch eine zwingende Maßnahme, um die extreme Komplexität des Systems zu bewältigen.
Fast Fact 3: Echtzeitdaten haben Vorrang
Unternehmen des verarbeitenden Gewerbes sollten anerkennen, dass das NF-e-System nicht nur in ihrer Finanz- und Buchhaltungsabteilung, sondern auch in ihrer Lieferkette zum Einsatz kommt. Die NF-e werden nämlich von den Behörden erstellt und auf die Sendung aufgebracht. Der endgültige Validierungszyklus ist abgeschlossen, wenn der Käufer den Vorgang gegenüber der SEFAZ bestätigt, und dann kann der Verkäufer die NF-e nicht mehr ändern. Daher sind Echtzeitdaten notwendig, um die Koordination in der Lieferkette zu optimieren.
Fast Fact 4: Elektronische Rechnungsstellung hat Einfluss auf Strategien
Durch die digitale Rechnungsstellung erkennen die Unternehmen die Vorteile einer solchen Maßnahme. So lassen sich Genehmigungsprozesse automatisieren und Steuergesetze leichter einhalten. Andere positive Nebeneffekte könnten jedoch übersehen werden. Aus strategischer Sicht hilft dieses System den KMU beispielsweise, Zweifel an der Liquidität ihrer Lieferanten auszuräumen, da eines der Hauptprobleme deutlich geworden ist.
Fast Fact 5: NF-e bringt Risiken für Unternehmen mit sich
Die gesamte NF-e-Gesetzgebung setzt die brasilianische Wirtschaft unter Druck, und es gibt immer wiederkehrende Probleme, die gelöst werden müssen. Da brasilianische Unternehmen darauf warten müssen, dass das DANF-e ausgestellt und der Ladung beigefügt wird, beeinträchtigt dies ihre Fähigkeit, Waren zu versenden. Daher sind die Unternehmen mit zahlreichen Risiken konfrontiert, wie z. B. der Anbindung von Städten, dem Risikomanagement für unvorhergesehene Ereignisse und der Aktualisierung des SAP-Systems, um die sich entwickelnde Gesetzgebung, die mehrsprachige Unterstützung für SAP-Teams und die SAP-Lokalisierung zu erfüllen. Was diesen letzten Punkt betrifft, so wurde in der Vergangenheit darauf hingewiesen, dass die SAP-Kompetenzzentren die Lokalisierung unterbewerten und dass die am meisten empfohlene Strategie darin besteht, sich mit der SAP-Implementierung vertraut zu machen.
Bruno Lamac, SAP Solution Architect bei Seidor Brasilien, weiß um die Herausforderungen, die sich aus dieser gesetzlichen Anforderung ergeben: "Globalisierende Unternehmen, die die Systeme ihrer Tochtergesellschaften in Brasilien harmonisieren wollten, mussten viel Zeit und nicht genug Geld aufwenden. Dies ist keine einmalige Anpassung, sondern ein fortlaufender Prozess, um sicherzustellen, dass der Lokalisierungsprozess effizient umgesetzt wird".
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