Basierend auf Blogs von Irenae Jacobs bei aclarosUnited VARs Mitglied für die USA und Kanada.
United VARs ist ein globales Netzwerk von Top SAP Partnern, die als ein Team bei länderübergreifenden SAP Rollouts zusammenarbeiten. Wir haben mehr als 70 SAP Implementierungsmitglieder in über 100 Ländern, und aclaros ist eines davon. Mit Sitz in Nordamerika ist aclaros ein SAP Platinum Partner und ein führender Implementierungspartner für SAP Business One und Spezialist für die Migration von Kunden auf die SAP HANA Plattform.
aclaros hat ein Whitepaper erstellt, das Best Practices für ERP-Implementierungen beschreibt: ERP-Implementierung für kleine und mittelständische Unternehmen: Schritte zum Erfolg. Im Folgenden geben wir Ihnen einige Ratschläge zu den wichtigsten Phasen eines ERP-Implementierungsprojekts. Jedes ERP-Projekt ist natürlich einzigartig, aber ein typisches Implementierungsprojekt umfasst in der Regel vier Hauptphasen: eine Anfangsphase, eine Planungsphase, Ausführung und Kontrolle sowie den Abschluss.
Die Anfangsphase: Identifizierung von Herausforderungen und Rollen
In dieser Anfangsphase müssen Sie Ihre organisatorischen Herausforderungen und Probleme identifizieren und festlegen, welche davon
diese durch ein neues ERP-System gelöst werden können. In diesem Zusammenhang wird Ihr Projektteam Folgendes wissen wollen:
- Die "Ins und Outs" Ihres Unternehmens
- Prozessineffizienzen und Anforderungen an Ihr neues ERP-System
- Definitionen einer umfangreichen Liste von Rollen, einschließlich einer detaillierten Analyse der bestehenden Arbeitsabläufe für die Benutzer
Wir empfehlen Ihnen, sich auf die Erstellung eines detaillierten Plans für das gesamte Projekt zu konzentrieren. Es ist wichtig, dass Sie sich über Ihre Ziele, Prioritäten, mögliche Risiken im Zusammenhang mit dem Projekt, den Zeitplan und die Finanzierung im Klaren sind. Messbare, realistische Schätzungen des Zeitrahmens und der erforderlichen Ressourcen helfen Ihnen, Verzögerungen bei der Umsetzung und unerwartete Kosten zu vermeiden.
Die Planungsphase: Stellen Sie ein gutes Team auf die Beine
"Wenn man nicht plant, plant man zu scheitern" - Benjamin Franklins Worte sind so wahr. Bei der Umstellung auf ein neues ERP-System kann es zu Herausforderungen kommen, aber eine durchdachte Planung hilft, viele von ihnen zu entschärfen.
In der Planungsphase müssen Sie einen sehr detaillierten Projektplan erstellen, der das Feedback der verschiedenen Interessengruppen in Ihrem Unternehmen einbezieht. Dies hilft Ihnen bei der Zeit- und Budgetplanung und der Zuweisung der richtigen Ressourcen. Außerdem wird damit eine Grundlage für die optimale Durchführung und Verwaltung Ihres Projekts geschaffen.
Der Aufbau eines Teams aus qualifizierten, effizienten und engagierten Mitarbeitern erleichtert Ihnen natürlich die Arbeit und sorgt für einen möglichst reibungslosen Ablauf der Implementierung.
Ihr Team besteht aus:
- einen Manager, der das Projekt leitet
- ein qualifizierter ERP-Einführungspartner mit erfahrenen Beratern
- Interne Stakeholder, von der Geschäftsleitung bis hin zu den täglichen Benutzern des ERP-Systems, wie z. B. Ingenieure und Lagerarbeiter
Die Ausführungsphase: Kommunikation ist der Schlüssel
In der Ausführungsphase liegt der Schwerpunkt darauf, sicherzustellen, dass die in der Planungsphase erbrachten Leistungen wie geplant ausgeführt werden. In dieser Phase gibt es viele bewegliche Teile, so dass Sie den Details große Aufmerksamkeit schenken müssen. Ihre Hauptaufgabe besteht darin, die Kontrolle über den Entwurf, die Konfiguration und das Änderungsmanagement sicherzustellen.
Unserer Erfahrung nach können die folgenden bewährten Kommunikationsverfahren die Erfolgschancen erheblich steigern:
Bringen Sie Ihre Unternehmensleitung dazu, sich mit den Mitarbeitern auszutauschen - wenn der CEO Updates kommuniziert, zeigt das, wie wichtig die Einführung eines ERP-Systems für Ihr Unternehmen ist
-Konzentrieren Sie sich in Ihren Mitteilungen auf die positiven Auswirkungen auf das Geschäft und nicht auf die technischen Errungenschaften.
Nutzen Sie eine Vielzahl von Kanälen, um Informationen weiterzugeben - E-Mail, virtuelle Veranstaltungen, Intranet und monatliche Versammlungen, um nur einige zu nennen.
Kommunizieren Sie regelmäßig und häufig - halten Sie Interessengruppen und Mitarbeiter während des gesamten Projekts auf dem Laufenden und beteiligen Sie sie.
Die Abschlussphase: Sicherstellung des Erfolgs nach dem Go-Live
In der Abschlussphase müssen Sie:
- Projektaktivitäten abschließen
- Bestätigen Sie die Lieferung des Umfangs
- Erlangung der vollen Verantwortung für das fertige Produkt
- Aufstellung eines Plans zur kontinuierlichen Verbesserung und Unterstützung
Wir empfehlen Ihnen auch, die in der ersten Phase festgelegten Ziele zu reflektieren und zu ermitteln, was funktioniert hat und was nicht.
In Anbetracht der Zeit und der Ressourcen, die in eine ERP-Implementierung investiert werden, empfehlen wir Ihnen, weiterhin mit Ihrem ERP-Implementierungspartner zusammenzuarbeiten, um sicherzustellen, dass die Übergangsphase nach der Einführung so reibungslos wie möglich verläuft und dass Sie den größtmöglichen Nutzen aus Ihrer Investition ziehen. Für einen kontinuierlichen ROI empfehlen wir, dass dies auch Schulungsinitiativen für Mitarbeiter umfasst.
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