Basado en los blogs de Irenae Jacobs en aclarosMiembro de United VARs para Estados Unidos y Canadá.
United VARs es una red global de los mejores partners de SAP que trabajan juntos como un equipo en implantaciones SAP en varios países. Tenemos más de 70 miembros de implementación de SAP en más de 100 países, y aclaros es uno de ellos. Con sede en Norteamérica, aclaros es un SAP Platinum Partner y un socio de implementación líder para SAP Business One y especialistas en la migración de clientes a la plataforma SAP HANA.
aclaros ha creado un whitepaper que detalla las mejores prácticas para las implementaciones de ERP: Implementación de ERP para pequeñas y medianas empresas: Steps to Success. A continuación, compartimos algunos de sus consejos sobre las fases clave de un proyecto de implantación de ERP. Cada proyecto de ERP es único, por supuesto, pero un proyecto de implementación típico suele incluir cuatro fases principales: una fase inicial, una fase de planificación, ejecución y control, y cierre.
La fase inicial: identificar los retos y las funciones
En esta fase inicial, debe identificar los retos y problemas de su organización y determinar cuáles
de ellos se resolverán con un nuevo sistema ERP. Como parte de esto, su equipo de proyecto querrá saber
- Los "entresijos" de su empresa
- Las ineficiencias de los procesos y los requisitos de su nuevo ERP
- Las definiciones de una amplia lista de funciones, incluido un análisis detallado de los flujos de trabajo existentes para los usuarios
Te recomendamos que te centres en crear un mapa detallado de todo el proyecto. Es importante que tengas claros los objetivos, las prioridades, los posibles riesgos asociados al proyecto, los plazos y la financiación. Disponer de estimaciones cuantificables y realistas de los plazos y los recursos necesarios le ayudará a evitar retrasos en la ejecución y costes inesperados más adelante.
La fase de planificación: crear un buen equipo
"Si no planificas, planificas para fracasar", las palabras de Benjamin Franklin son muy ciertas. Cuando se hace el cambio a un nuevo sistema ERP, puede haber desafíos, pero una planificación cuidadosa ayudará a mitigar muchos de ellos.
En la fase de planificación, es necesario crear un plan de proyecto muy detallado que incorpore los comentarios de las múltiples partes interesadas de su organización. Esto le ayudará a programar, presupuestar y asignar los recursos adecuados. También establecerá una línea de base sobre la mejor manera de ejecutar y gestionar su proyecto.
La creación de un equipo de personas cualificadas, eficientes y dedicadas garantizará, por supuesto, que su trabajo sea mucho más fácil y que la implantación se desarrolle con la mayor fluidez posible.
Su equipo incluirá
- Un gestor que dirija el proyecto
- Un socio cualificado para la implantación del ERP con consultores experimentados
- Las partes interesadas internas, desde los ejecutivos de la dirección hasta los usuarios cotidianos del sistema ERP, como los ingenieros y el personal de almacén
La fase de ejecución: la comunicación es la clave
La fase de ejecución se centra en asegurarse de que los resultados de la fase de planificación se ejecutan según lo previsto. En esta fase hay muchas partes móviles, por lo que hay que prestar mucha atención a los detalles. Sus principales tareas serán asegurar el control del diseño, la configuración y la gestión de los cambios.
Según nuestra experiencia, las siguientes buenas prácticas de comunicación pueden aumentar en gran medida las posibilidades de éxito:
Consiga que sus líderes corporativos se comprometan con los empleados: si el director general comunica las actualizaciones, demuestra lo importante que es para su organización la implantación de un sistema ERP
-Mantenga los mensajes centrados en los impactos positivos del negocio en lugar de los logros técnicos
-Utilice una variedad de canales para compartir información: correo electrónico, eventos virtuales, intranet corporativa y reuniones mensuales, por nombrar algunos.
Comuníquese con regularidad y frecuencia: mantenga a las partes interesadas y a los empleados informados y comprometidos durante todo el proyecto.
La fase de cierre: garantizar el éxito después de la puesta en marcha
En la fase de cierre, es necesario:
- Cerrar las actividades del proyecto
- Confirmar la entrega del alcance
- Conseguir la plena propiedad del producto finalizado
- Establecer un plan de apoyo y mejora continua
También le recomendamos que reflexione sobre los objetivos iniciales esbozados en la primera fase y que identifique lo que ha funcionado y lo que no.
Teniendo en cuenta el tiempo y los recursos invertidos en la implantación de un ERP, le recomendamos que siga trabajando con su socio de implantación del ERP para garantizar que el periodo de transición posterior a la puesta en marcha sea lo más fluido posible, y que obtenga el máximo rendimiento de su inversión. Para un retorno de la inversión continuo, recomendamos que esto incluya iniciativas de formación para los empleados.
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