5 faits rapides sur la législation et les meilleures pratiques en matière de nota fiscal au Brésil
Le Brésil est l'un des nombreux pays qui ont fortement investi dans leur système fiscal national. La Nota Fiscal Eletrônica, ou e, qui est utilisée pour enregistrer chaque transaction. Afin de mettre en œuvre les déploiements SAP, il convient de clarifier ce système complexe.
Avant de passer à des faits intéressants, voyons comment ce système fonctionne dans le cas d'une transaction concernant des biens physiques.
- L'entreprise obtient un certificat de l'une des autorités de certification, qui cherche à sécuriser l'accès entre le système de l'entreprise et les serveurs du gouvernement, et s'inscrit au SEFAZ.
- La transaction d'enregistrement du document XML est émise par le système SAP à destination des autorités.
- Les autorités valident et attribuent des NF-e à chacun des documents XML.
- La nouvelle facture s'appelle la Nota Fiscal Eletrônica autorisée numériquement (DANF-e), et est jointe à l'envoi. Normalement, une copie est également envoyée à l'acheteur.
- Les autorités vérifient en temps réel la correspondance entre la NF-e et la DANF-e.
- L'acheteur reçoit les marchandises et vérifie auprès de SEFAZ le NF-e.
- L'acheteur envoie une confirmation de la marchandise à SEFAZ, qui clôture la transaction.
Maintenant que le fonctionnement de la Nota Fiscal est clair, voici 5 faits rapides pour mieux comprendre cette exigence légale.
Info éclair 1 : Tous les Nota Fiscals ne sont pas identiques
Bien qu'il n'existe qu'un seul format officiel pour le Nota Fiscal électronique, il y a encore des différences, en fonction du type de transaction effectuée.
- NF-e pour les biens physiques. Il s'agit de la forme la plus utilisée de NF-e. L'entreprise émet un document XML qui doit être validé par le SEFAZ et joint à l'envoi. Ce processus est géré au niveau national.
- NF-e pour les services. Il s'agit d'un reçu de services de mise à disposition et d'un service de revenu de voisinage. Qui va ensuite transformer le document en un NF-e. Ce processus est administré au niveau de la ville.
- CT-e. Les documents CT-e sont des factures de transport. Par conséquent, toute transaction entre l'entreprise et un partenaire logistique tiers doit être enregistrée comme CT-e.
Info éclair 2 : La charge d'information est énorme
Pour tenter de résoudre le problème, le système de taxation a été numérisé, et les informations actuellement requises pour ce système rendent presque impossible de les remplir à la main. En effet, il peut y avoir jusqu'à 450 données nécessaires, qui concernent le type de produit, la société émettrice, le destinataire, le point de livraison, etc. Par conséquent, une intégration numérique avec le système électronique NF est non seulement une exigence obligatoire, mais aussi une mesure contraignante pour faire face à son extrême complexité.
Fait marquant 3 : disposer de données en temps réel est une priorité
Les entreprises manufacturières devraient reconnaître la place du système NF-e non seulement dans leur département financier et comptable, mais aussi dans les opérations de leur chaîne d'approvisionnement. En fait, la NF-e est générée par les autorités et placée sur l'expédition. Le cycle de validation final est achevé lorsque l'acheteur confirme l'opération au SEFAZ, et alors le NF-e ne peut plus être modifié par le vendeur. Il est donc nécessaire de disposer de données en temps réel afin d'optimiser la coordination de la chaîne d'approvisionnement.
Info-bulle 4 : La facturation électronique a un impact sur les stratégies
Grâce au système de facturation numérique, les entreprises reconnaissent les avantages d'une telle mesure. En effet, elle permet de réduire le nombre de factures à payer, d'automatiser les processus d'approbation et de se conformer plus facilement aux lois fiscales. Cependant, d'autres effets secondaires positifs peuvent être négligés. Par exemple, d'un point de vue stratégique, ce système aide les PME à lever les doutes sur la liquidité de leurs fournisseurs, l'un des principaux problèmes étant devenu évident.
Fast Fact 5 : NF-e comporte des risques pour les entreprises
L'ensemble de la législation NF-e met les entreprises brésiliennes sous pression, et des problèmes récurrents doivent être résolus. Comme les entreprises brésiliennes doivent attendre que le DANF-e soit émis et placé avec la cargaison, cela affecte leur capacité à expédier. Par conséquent, les entreprises sont confrontées à de multiples risques, tels que la connectivité des villes, la gestion des risques d'urgence, l'actualisation du système SAP pour se conformer à une législation en évolution, le soutien multilingue des équipes SAP et la localisation du système SAP. Concernant ce dernier point, il a été souligné dans le passé que les centres d'excellence SAP sous-estiment la localisation, et la stratégie la plus suggérée serait de se familiariser avec la mise en œuvre de SAP.
Compte tenu de la nature de cette exigence législative, Bruno Lamac, architecte de solutions SAP chez Seidor Brésil, connaît ces défis : " Les entreprises globalisantes qui voulaient harmoniser les systèmes de leurs filiales au Brésil, ont dû payer beaucoup de temps et pas assez d'argent Il ne s'agit pas d'une personnalisation ponctuelle, mais d'un processus continu pour s'assurer que le processus de localisation est mis en œuvre efficacement ".
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