Basé sur les blogs d'Irenae Jacobs à aclarosUnited VARs, membre de United VARs pour les États-Unis et le Canada.
United VARs est un réseau mondial de partenaires SAP de premier plan qui travaillent ensemble comme une seule équipe sur des déploiements SAP dans plusieurs pays. Nous comptons plus de 70 membres chargés de la mise en œuvre de SAP dans plus de 100 pays, et aclaros est l'un d'entre eux. Basé en Amérique du Nord, aclaros est un partenaire SAP Platinum, un partenaire de mise en œuvre de premier plan pour SAP Business One et un spécialiste de la migration des clients vers la plateforme SAP HANA.
aclaros a créé un livre blanc détaillant les meilleures pratiques pour la mise en œuvre des ERP : ERP Implementation for Small and Midsize Businesses : Steps to Success. Nous partageons ci-dessous certains de leurs conseils sur les phases clés d'un projet de mise en œuvre d'un ERP. Bien entendu, chaque projet ERP est unique, mais un projet de mise en œuvre typique comprend généralement quatre phases principales : une phase initiale, une phase de planification, l'exécution et le contrôle, et la clôture.
La phase initiale : identification des défis et des rôles
Dans cette phase initiale, vous devez identifier les défis et les problèmes de votre organisation et déterminer lesquels seront résolus par un nouveau système ERP.
et déterminer lesquels seront résolus par un nouveau système ERP. Pour ce faire, votre équipe de projet voudra connaître
- les tenants et aboutissants de votre entreprise
- Les inefficacités des processus et les besoins de votre nouvel ERP.
- Les définitions d'un large éventail de rôles, y compris une analyse détaillée des flux de travail existants pour les utilisateurs.
Nous vous recommandons de vous concentrer sur la création d'une carte détaillée de l'ensemble du projet. Il est important que vous soyez clair sur vos objectifs, vos priorités, les risques éventuels associés au projet, les délais et le financement. Des estimations mesurables et réalistes des délais et des ressources nécessaires vous aideront à éviter les retards de mise en œuvre et les coûts imprévus.
La phase de planification : mettez en place une bonne équipe
"Si vous ne planifiez pas, vous planifiez d'échouer", les mots de Benjamin Franklin sont tellement vrais. Le passage à un nouveau système ERP peut présenter des difficultés, mais une planification réfléchie permettra d'en atténuer bon nombre.
Dans la phase de planification, vous devez créer un plan de projet très détaillé qui intègre les commentaires de plusieurs parties prenantes au sein de votre organisation. Cela vous aidera à établir un calendrier, à établir un budget et à allouer les bonnes ressources. Il permettra également d'établir une base de référence sur la meilleure façon d'exécuter et de gérer votre projet.
La création d'une équipe de personnes qualifiées, efficaces et dévouées vous facilitera bien sûr la tâche et permettra à votre mise en œuvre de se dérouler aussi bien que possible.
Votre équipe comprendra
- Un responsable pour diriger le projet
- Un partenaire qualifié pour la mise en œuvre de l'ERP, avec des consultants expérimentés
- Les parties prenantes internes, depuis les cadres supérieurs jusqu'aux utilisateurs quotidiens du système ERP, tels que les ingénieurs et les magasiniers.
La phase d'exécution : la communication est essentielle
La phase d'exécution consiste à s'assurer que les produits livrables de la phase de planification sont exécutés comme prévu. Il y a beaucoup de pièces mobiles dans cette phase, vous devez donc prêter une attention particulière aux détails. Vos principales tâches consisteront à vous assurer que vous contrôlez la conception, la configuration et la gestion des changements.
D'après notre expérience, les meilleures pratiques de communication suivantes peuvent augmenter considérablement les chances de réussite :
Faites en sorte que les dirigeants de votre entreprise s'engagent auprès des employés - si le PDG communique des mises à jour, cela montre à quel point la mise en œuvre d'un système ERP est importante pour votre entreprise.
-Gardez les messages axés sur les impacts positifs de l'entreprise plutôt que sur les réalisations techniques.
-Utilisez une variété de canaux pour partager l'information : courrier électronique, événements virtuels, intranet de l'entreprise et assemblées générales mensuelles, pour n'en citer que quelques-uns.
Communiquez régulièrement et fréquemment - tenez les parties prenantes et les employés informés et engagés tout au long du projet.
La phase de clôture : assurer le succès après la mise en service
Au cours de la phase de clôture, vous devez
- Clôturer les activités du projet
- Confirmer la livraison du projet
- Obtenir la pleine propriété du produit finalisé
- établir un plan d'amélioration continue et de soutien.
Nous vous recommandons également de réfléchir aux objectifs initiaux définis lors de la première phase et de déterminer ce qui a fonctionné et ce qui n'a pas fonctionné.
Compte tenu du temps et des ressources investis dans l'implémentation d'un ERP, nous vous recommandons de continuer à travailler avec votre partenaire d'implémentation ERP afin de garantir que la période de transition après la mise en service se déroule le mieux possible et que vous tirez le meilleur parti de votre investissement. Pour un retour sur investissement continu, nous vous recommandons d'inclure des initiatives de formation pour les employés.
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