По материалам блогов Ирены Джейкобс на сайте aclaros, член United VARs для США и Канады.
United VARs - это глобальная сеть ведущих партнеров SAP, которые работают вместе как одна команда над внедрением SAP в разных странах. У нас 70+ членов по внедрению SAP в более чем 100 странах, и aclaros - один из них. Компания aclaros, расположенная в Северной Америке, является платиновым партнером SAP, ведущим партнером по внедрению SAP Business One и специалистом по переводу клиентов на платформу SAP HANA.
Компания aclaros подготовила технический документ, в котором подробно описаны лучшие практики внедрения ERP: ERP Implementation for Small and Midsize Businesses: Шаги к успеху. Ниже мы поделимся некоторыми из их советов по ключевым этапам проекта внедрения ERP. Конечно, каждый проект ERP уникален, но типичный проект внедрения обычно включает четыре основных этапа: начальный этап, этап планирования, выполнение и контроль, а также завершение.
Начальная фаза: определение задач и ролей
На этом начальном этапе вам необходимо определить задачи и проблемы вашей организации и определить, какие из них
из них будут решены с помощью новой ERP-системы. В рамках этого ваша проектная группа захочет узнать:
- Внутренние и внешние особенности вашего бизнеса
- Неэффективность процессов и требования к новой ERP-системе
- определения широкого перечня ролей, включая детальный анализ существующих рабочих процессов для пользователей
Мы рекомендуем вам сосредоточиться на создании подробной карты всего проекта. Важно, чтобы вы четко определили свои цели, приоритеты, возможные риски, связанные с проектом, сроки и финансирование. Наличие измеримых, реалистичных оценок сроков и необходимых ресурсов поможет вам избежать задержек в реализации проекта и непредвиденных расходов в дальнейшем.
Этап планирования: создание хорошей команды
"Если вы не планируете, вы планируете провал", - слова Бенджамина Франклина очень верны. При переходе на новую ERP-систему могут возникнуть трудности, но продуманное планирование поможет смягчить многие из них.
На этапе планирования вам необходимо создать подробный план проекта, в котором будут учтены мнения многих заинтересованных сторон в вашей организации. Это поможет вам в составлении графика, бюджета и распределении необходимых ресурсов. Это также создаст основу для наилучшего выполнения и управления проектом.
Создание команды квалифицированных, эффективных и преданных своему делу людей, конечно же, облегчит вашу работу и обеспечит максимально гладкое внедрение.
Ваша команда будет включать в себя:
- менеджер, который будет руководить проектом
- квалифицированный партнер по внедрению ERP с опытными консультантами
- Внутренние заинтересованные стороны, от руководителей высшего звена до повседневных пользователей ERP-системы, таких как инженеры и складской персонал.
Фаза выполнения: коммуникация является ключевым моментом
На этапе исполнения основное внимание уделяется тому, чтобы результаты, полученные на этапе планирования, были выполнены в соответствии с планом. На этом этапе существует множество движущихся частей, поэтому необходимо уделять пристальное внимание деталям. Ваши основные задачи будут заключаться в обеспечении контроля над проектированием, конфигурацией и управлением изменениями.
По нашему опыту, следующие передовые методы коммуникации могут значительно повысить шансы на успех:
Заставьте корпоративных лидеров взаимодействовать с сотрудниками - если генеральный директор сообщает об обновлениях, это показывает, насколько важно внедрение ERP-системы для вашей организации.
-содержите сообщения, сосредоточенные на положительном влиянии на бизнес, а не на технических достижениях
-Используйте различные каналы для обмена информацией - электронная почта, виртуальные мероприятия, корпоративный интранет, ежемесячные общие собрания и т.п.
Общайтесь регулярно и часто - держите заинтересованные стороны и сотрудников в курсе событий и вовлекайте их в работу на протяжении всего проекта.
Завершающий этап: обеспечение успеха после ввода в эксплуатацию
На этапе закрытия вам необходимо:
- Завершить проектную деятельность
- Подтвердить выполнение объема работ
- Получите полное право собственности на готовый продукт
- Разработать план непрерывного совершенствования и поддержки
Мы также рекомендуем вам проанализировать первоначальные цели, намеченные на первом этапе, и определить, что сработало, а что нет.
Учитывая время и ресурсы, вложенные во внедрение ERP, мы рекомендуем вам продолжать работать с вашим партнером по внедрению ERP, чтобы обеспечить как можно более плавный переходный период после ввода в эксплуатацию и получить максимальную отдачу от ваших инвестиций. Для обеспечения постоянной окупаемости инвестиций мы рекомендуем включить в эту работу инициативы по обучению сотрудников.
stronger than one